Conheça quais são as atividades rotineiras na gestão de um edifício, incluindo as obrigações legais

Planejar a agenda do condomínio é uma tarefa importante que impacta no funcionamento do condomínio.

Essa agenda contém as rotinas necessárias para o bom funcionamento do prédio, incluindo obrigações legais, fiscais, tributárias e atividades de manutenção.

Por isso, os condomínios residenciais de São Paulo precisam planejar desde já a agenda de rotinas para 2014. Segundo Angélica Arbex, gerente de relacionamento da Lello Condomínios, o fim do ano é o melhor período para isso. “Dezembro é o mês de planejamento, o momento ideal para colher as informações e se organizar para fechar a agenda e tomar as providencias a partir de janeiro.”

Sabendo que a organização da agenda é importante, surge a dúvida de quem deve fazer esse “checklist”. De acordo com Angélica, a agenda deve ser produzida a quatro mãos: o síndico e a administradora do condomínio devem trabalhar juntos e posteriormente levar as informações aos demais moradores do prédio.

Documentação /A melhor forma de iniciar a agenda é pensar na documentação legal, já que logo em fevereiro é o momento de entregar a Dirf (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) para a Receita Federal, com informações sobre o imposto e retenções. 

Também no mês de fevereiro, a administração do prédio deve disponibilizar o Informe de Rendimentos, para que síndicos e funcionários do prédio possam preencher suas declarações de Imposto de Renda.

Outra atividade relativa à documentação legal do edifício ocorre normalmente no mês de  março, momento em que os condomínios precisam entregar a Rais (Relação Anual de Informações Sociais) de todos os funcionários para o Ministério do Trabalho.

Reformas e vistoria têm época e datas específicas

Além das atividades legais, existem tarefas recorrentes relacionadas à manutenção do condomínio. Dentre elas, destacam-se a vistoria predial feita por especialistas.

Essa atividade é indicada para prédios com mais de cinco anos  e devem acontecer antes das obras, que normalmente são agendadas para o fim da época das chuvas, a partir de abril. Também no mês de abril deve ser providenciada uma das duas dedetizações e desratizações anuais  - a segunda deve acontecer em outubro.

Para quem pensa em fazer reparos e reformas, o período propício é o mês de maio, época em que as chuvas diminuem.

É importante lembrar que agosto é o último mês para  a dispensa de funcionários em condomínios de São Paulo, com aviso prévio em setembro, já que em outubro, mês de dissídio dos trabalhadores da área, e não é possível demiti-los. Setembro, mês de início da primavera, é indicado para restaurar as áreas verdes do condomínio.

Em novembro, é preciso fazer a manutenção dos para-raios  e planejar a decoração de Natal. Dezembro é mês de planejar as férias dos funcionários.